Cliente para el que se realizó
Diputación de Barcelona y entes locales: Ayuntamiento de Sant Celoni, Ayuntamiento de Navarcles, Ayuntamiento de Pineda de Mar, Ayuntamiento de Terrassa, Ayuntamiento de Sabadell, Ayuntamiento de Premià de Mar, Ayuntamiento de Sant Pol de Mar, Consell Comarcal del Vallès Oriental, Ayuntamiento de Mataró, Consell Comarcal de El Berguedà, Ayuntamiento de Santa Coloma de Gramenet, Consell Comarcal de El Baix Llobregat, Ayuntamiento de Cerdanyola del Vallès, Ayuntamiento de Viladecans.
Descripción del Proyecto
Los proyectos se centran en la mejora organizativa y operativa de los Servicios Sociales Básicos (SSB) con el objetivo de incrementar la eficiencia del servicio y optimizar los recursos disponibles para garantizar unos estándares de calidad del servicio que se presta a la ciudadanía. En cuanto al diagnóstico organizativo, los proyectos centrados en la identificación de oportunidades de mejora constituyen una oportunidad de trabajo que sirve como punto de inflexión en la articulación del sistema de servicios sociales. Por otra parte, la elaboración del mapa de procesos de los SSB y la diagramación de los procedimientos de trabajo e instrucciones técnicas asociadas aporta una visión global e integrada del núcleo de servicio de la organización, así como una base metodológica sólida para impulsar un proceso de transformación y mejora continua.
El objetivo fundamental perseguido con los proyectos de mejora organizativa es realizar una diagnosis organizativa de los servicios sociales con el fin de identificar oportunidades de mejora y propuestas de actuación que permitan a las organizaciones lograr una mayor eficiencia y/o reubicar la estructura organizativa, el catálogo de servicios y el conjunto de recursos con los que estos se prestan en una posición más ventajosa para hacer frente a los retos que los servicios sociales básicos encaran a corto y medio plazo. Las metas del proyecto consisten en las siguientes:
- Identificar y analizar la estructura organizativa de los servicios sociales y el modelo de prestación, atendiendo a la distribución territorial de los servicios.
- Analizar el modelo de trabajo y la distribución de las funciones en relación con el continuum de prestación.
- Analizar la organización del servicio teniendo en cuenta la distribución territorial.
- Analizar los principales procesos de prestación del servicio.
- Realizar un análisis del modelo de gobernanza del ente.
- Revisar, en su caso, el catálogo de servicios aprobado.
- Analizar los resultados obtenidos y recursos existentes desde un punto de vista territorial.
- Identificar oportunidades de mejora y puntos fuertes.
- Implicar a la organización en la diagnosis y en la identificación de oportunidades de mejora e implementar una metodología de trabajo para la mejora continua en la organización.
- Definir propuestas de mejora organizativa (a corto, medio y largo plazo) y plasmarlas en una hoja de ruta que ayude a una mejora continua dentro de la organización.
El objetivo principal de los proyectos de procesos es definir el mapa de procesos de los Servicios Sociales Básicos como primer paso para establecer una operativa compartida, eficiente y clara. A partir de este objetivo, a continuación se detallan las metas más relevantes del proceso:
- Identificar los procesos, actividades y funciones desarrollados por los Servicios Sociales Básicos, elaborando el mapa de procesos de los SSB y definiendo los procesos estratégicos, clave y de soporte.
- Recoger documentalmente los aspectos organizativos implicados en la operativa de los Servicios Sociales Básicos (estructura organizativa y funciones, criterios de asignación del personal, organización general del servicio, etc.) con vistas a priorizar ámbitos en los que centrar la reingeniería de procesos.
- Analizar el modelo relacional y de coordinación del equipo y proponer mejoras que ayuden a la implantación de los procesos definidos, en su caso.
- Introducir mejoras en cuanto a simplificación, estandarización y/o agilización de los procesos.
En cuanto al alcance del proyecto, se trabaja, fundamentalmente, en el desarrollo de los procesos clave y de soporte del servicio (información, acogida diagnóstico, tratamiento, gestión del SAD, gestión de ayudas y prestaciones, etc.), así como en la clarificación de los criterios técnicos asociados al propio continuum de atención.
Se trata de proyectos altamente colaborativos que requieren de la participación del equipo profesional de servicios sociales, que participan en sesiones de trabajo para la identificación de mejoras organizativas y la descripción de los procesos y aspectos de mejora.
Principales resultados obtenidos
El producto resultante de los proyectos de mejora organizativa es un Informe de diagnosis organizativa y propuestas de mejora que contiene:
- Descripción y análisis del modelo organizativo actual.
- Diagnóstico de la organización con la identificación de puntos fuertes y puntos de mejora de los diferentes ejes de análisis.
- Propuestas de actuación y su priorización.
- Fichas de implementación de las oportunidades de mejora que incluyen su descripción, justificación, objetivos a conseguir, tareas, propuesta de indicadores, etc.
En cuanto a los proyectos de procesos, el resultado principal es la elaboración de un Manual de procesos del servicio que integre los procesos y protocolos trabajados y los distintos instrumentos que lo concretan. Así pues, el Manual recoge los siguientes contenidos:
- Mapa de procesos según tipología (estratégicos, clave y de apoyo) y inventario de procesos, procedimientos e instrucciones incluidos en el Manual.
- Ficha de proceso para cada proceso con una presentación general del proceso (objetivos, alcance, indicadores, participantes y responsabilidades de los mismos), junto con un diagrama de proceso, una descripción de las actividades del proceso y una relación de protocolos, criterios, herramientas documentos o aplicativos asociados.
- Modelo organizativo del servicio y de sus puestos de trabajo.
- Modelo relacional del equipo.
- Documentación de soporte vinculada a los procesos trabajados.
Por otro lado, este tipo de acompañamientos también pretenden consolidar un espacio de reflexión para la mejora continua en la organización, que permita identificar mejoras y ajustes a los procedimientos, metodologías de trabajo y criterios, así como necesidades organizativas o materiales a las que sea necesario dar respuesta para favorecer la implantación de los procesos definidos de acuerdo con el nuevo modelo de intervención.
