Daleph ha colaborado con el Departamento de Derechos Sociales con el objetivo de definir los procesos identificados como más críticos, mediante su definición y diagramación con una perspectiva integral que ponga el acento en la gestión interna de los mismos.
Para llevar a cabo este análisis y mejora, se han llevado a cabo 3 fases diferenciadas:
La fase de análisis de los procesos, que se ha centrado en el análisis y el diagnóstico de la situación actual de cada proceso, y ha permitido estandarizarlos e identificar usuarios, perfiles y roles, documentación, así como la metodología y herramientas actuales.
La fase de definición y diagramación de procesos centrada en diagramar los procesos mediante la información obtenida en las sesiones celebradas, identificando los elementos clave de cada uno de los procesos a trabajar.
La fase de definición de mejoras, orientada a Identificar mejoras en los procesos trabajados y recoger o plantear eventuales mejoras organizativas en base a posibles situaciones detectadas en las fases anteriores.
Uno de los aspectos más relevantes del proyecto ha sido la participación activa de los trabajadores y trabajadoras en el análisis y definición de los procesos por tres razones muy importantes:
Porque son los trabajadores y trabajadoras quienes tienen la información detallada de la operativa, lo que nos permite identificar claramente el funcionamiento real del proceso, así como las problemáticas, deficiencias, condicionantes y oportunidades.
Porque las mejoras y cambios planteados podrán implantarse siempre que las personas los visualicen como lógicos, viables y positivos. Por tanto, es muy importante que los trabajadores y trabajadoras participen en la aportación de soluciones y mejoras y que al final se produzca un cierto consenso.
Finalmente, porque la organización y su operativa son cambiantes y, por tanto, será necesario que la organización esté entrenada en la gestión de1 procesos para poder alcanzar por sí misma el mantenimiento de los procesos y la introducción de cambios.
En definitiva, la complejidad y diversidad de los procesos gestionados por el Departamento de Derechos Sociales, junto con la participación de un elevado número de actores, con diferentes visiones y roles, hacía necesario un trabajo de definición y diagramación, de forma clara y consensuada, de las tareas a realizar y sus responsables, en la totalidad del ciclo de cada uno de los procesos trabajados.
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