Daleph ha colaborado con el Ayuntamiento de L’Hospitalet en el análisis y mejora del modelo de gobernanza y proceso de gestión de las subvenciones que recibe el ayuntamiento, para eliminar aquello que no aporta valor y alcanzar la excelencia operativa.
Para llevar a cabo dicho análisis y mejora, se han llevado a cabo 4 fases diferenciadas:
La fase de análisis y diagnóstico de la situación actual, que se ha centrado en el análisis y diagnosis de la situación actual del proceso, y ha permitido estandarizarlo e identificar usuarios, perfiles y roles, documentación, así como la metodología y herramientas actuales. Fruto de este análisis se han identificado las principales problemáticas del modelo actual entendidas como disfunciones y cuellos de botella que afectan al proceso.
La fase de identificación de mejoras, que ha tenido como objetivo identificar las oportunidades de mejora en el modelo de gobernanza y proceso de gestión de las subvenciones, priorizando y ponderando las propuestas.
La fase de definición del modelo futuro, de rediseño del proceso y modelo de gestión, de acuerdo a criterios de eficacia y eficiencia, para una mejora en la gestión, coordinación y agilidad en la tramitación.
Y por último, la fase de definición del Plan de acción, con indicación de las acciones a implantar para la mejora del proceso.
Uno de los aspectos más relevantes del proyecto ha sido la participación activa de los trabajadores y trabajadoras en el análisis y el rediseño del proceso por tres razones muy importantes:
- Porque son los trabajadores y trabajadoras los que tienen la información detallada de la operativa, lo que nos permite identificar claramente problemáticas, deficiencias, condicionantes y oportunidades.
- Porque las mejoras y cambios podrán implantarse siempre y cuando las personas los visualicen como lógicos, viables y positivos. Por lo tanto es muy importante que los trabajadores y trabajadoras participen en la aportación de soluciones y mejoras y, que al final se produzca un cierto consenso.
- Por último porque la organización y su operativa son cambiantes y por lo tanto, será necesario que la organización esté entrenada en la gestión por procesos para poder alcanzar por sí misma el mantenimiento de los procesos y la introducción de cambios.
En definitiva, el actual volumen y la alta variabilidad de las condiciones y plazos de las subvenciones otorgadas al Ayuntamiento, junto con la participación de un elevado número de actores, con diferentes visiones y roles, hacía necesario un trabajo de definición y revisión, de manera clara y consensuada, de las tareas a realizar y sus responsables, desde la fase inicio de detección de la subvención hasta la fase final de justificación y cobro de la misma.
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