Client per al qual es va realitzar
Departament d’Educació de la Generalitat de Catalunya
Descripció del Projecte
El projecte tenia com a objectiu principal definir i diagramar processos del Departament d’Educació, tot formulant propostes de millora, per fer possible la seva digitalització en una fase posterior.
El projecte s’encabia dins del marc del Pla d’implantació de l’Administració Electrònica, l’objectiu del qual era que tots els serveis acabessin sent telemàtics. En aquest sentit, una de les claus d’aquest procés de modernització requeia en l’optimització i estandardització de l’operativa i en la gestió del canvi dels treballadors i treballadores del Departament.
Els treballs realitzats es van orientar a:
- Formalitzar una sèrie de processos identificats, mitjançant la seva definició i diagramació.
- Identificar les disfuncions i colls d’ampolla dels processos i detectar les oportunitats de millora dels mateixos.
- Realitzar propostes de millora per obtenir uns processos simplificats, eficients i estandarditzats.
Per tal de definir i diagramar els processos es va establir una metodologia participativa, mitjançant sessions de treball amb els responsables dels processos. Per a cadascun dels processos es van realitzar 2 sessions de diferent contingut i metodologia:
Una primera sessió d’anàlisi de processos i identificació d’aspectes de millora que tenia per objectiu definir el procés i identificar oportunitats de millora. Durant les sessions s’anaven construint els diagrames d’acord a les aportacions dels assistents mitjançant la utilització de post-its, i la identificació dels possibles aspectes de millora.
Una segona sessió amb l’objectiu identificar les oportunitats de millora del procés, en la que es projectava el diagrama del procés amb identificació de les oportunitats de millora, d’acord a un codi de colors, permetent la introducció in situ d’altres possibles millores així com modificacions.
Principals resultats obtinguts
Per a cadascun dels processos treballats, 15 en total, es van generar diferents continguts
- Fitxa sintètica del procés amb les dades identificatives, termini de resolució, grau de complexitat, entre d’altres.
- Diagrama de situació actual del procés, amb identificació de durada estimativa de cada fase, colls d’ampolla, debilitats en temps, en complexitat, en documentació, tasques que no aporten valor, manca de criteris de gestió o de presa de decisions, etc.
- Descripció del procediment amb la relació de les diferents tasques i identificació per a cadascuna d’elles del servei responsable, els resultats o documents produïts, l’aplicació o eina informàtica emprada i la durada.
- Llistat de documents que intervenen en el procés, amb la identificació de dades com la font d’obtenció, el seu rol en el procés, etc.
- Diagrama proposta del procés, amb identificació de les millores a implantar d’acord a un codi de colors.
- Principals elements de millora amb la descripció de les propostes a implantar.
Durant l’execució del projecte es varen desenvolupar altres elements de caràcter intangible, directament relacionats amb la gestió del canvi. Així, a través de les sessions de treball es va posar de relleu que la gestió per processos és un element fonamental per a millorar l’eficiència en la gestió i per a facilitar la implantació de l’administració electrònica.
