DEFINICIÓN DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA

Cliente para el que se realizó

Departamento de Educación de la Generalitat de Cataluña

Descripción del Proyecto

El objetivo principal del proyecto era definir y diagramar los procesos del Departamento de Educación, mediante la formulación de propuestas de mejora, para hacer posible su digitalización en una fase posterior.

El proyecto se enmarcaba en el Plan de Implantación de Administración Electrónica, cuyo objetivo era que todos los servicios acabaran siendo telemáticos. En este sentido, una de las claves de este proceso de modernización era la optimización y estandarización de la operativa y la gestión del cambio de los trabajadores del departamento.

El trabajo realizado estaba orientado a:

  • Formalizar una serie de procesos identificados, a través de su definición y diagramación.
  • Identificar las disfunciones y cuellos de botella de los procesos y detectar las oportunidades de mejora.
  • Hacer propuestas de mejora para obtener procesos simplificados, eficientes y estandarizados.

Con el fin de definir y diagramar los procesos, se estableció una metodología participativa, a través de sesiones de trabajo con los responsables de los procedimientos. Para cada uno de los procesos, se llevaron a cabo 2 sesiones de diferente contenido y metodología:

Una primera sesión de análisis de procesos e identificación de aspectos de mejora que tenía como objetivo definir el proceso e identificar oportunidades de mejora. Durante las sesiones, los diagramas se construyeron de acuerdo con las contribuciones de los asistentes a través del uso de post-its, y la identificación de posibles aspectos de mejora.

Una segunda sesión con el objetivo de identificar las oportunidades de mejora del proceso, en la que proyectó el diagrama del proceso con la identificación de las oportunidades de mejora, de acuerdo con un código de colores, permitiendo la introducción in situ de otras posibles mejoras.

Principales resultados obtenidos

Para cada uno de los procesos trabajados, 15 en total, se generaron diferentes contenidos

  • Ficha sintética del proceso con la identificación de datos del proceso, plazo de resolución, grado de complejidad, entre otros.
  • Diagrama actual del proceso, con identificación de la duración estimativa de cada fase, cuellos de botella, debilidades en el tiempo, en complejidad, en documentación, tareas que no aportan valor, falta de criterios de gestión o toma de decisiones, etc.
  • Descripción del procedimiento con la relación de las diferentes tareas e identificación para cada una de ellas del servicio responsable, los resultados o documentos producidos, la aplicación o herramienta informática utilizada y la duración.
  • Lista de documentos implicados en el proceso, con la identificación de los datos como fuente de obtención, su papel en el proceso, etc.
  • Diagrama propuesta del proceso, con la identificación de las mejoras a implementar de acuerdo con un código de colores.
  • Principales elementos de mejora con la descripción de las propuestas a implementar.

Durante la ejecución del proyecto se desarrollaron otros elementos de carácter intangible, directamente relacionados con la gestión del cambio. Así, a través de las sesiones de trabajo se puso de relieve que la gestión por procesos es un elemento fundamental para mejorar la eficiencia en la gestión y para facilitar la implantación de la administración electrónica.

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